3 - El dirigente de Acción Católica

participa y conduce reuniones

 

1.    Las reuniones de A.C.

Gran parte de la vida de la Institución tiene que ver con las reuniones. En todos los niveles, para diversos propósitos y en todo mo­mento, nos vinculamos a través de reuniones, si bien no es el único medio, es quizás el más utilizado. Por momentos ha sido puesta como la actividad por excelencia de la Acción Católica y quizás por saturación de reuniones también ha sido desvalorizada como medio eficaz para cumplir nuestros objetivos formativos y misioneros.

 

Las reuniones deben organizarse como se merecen para superar la enfermedad conocida como “reunionitis” que se basa en convocar reuniones “porque toca”, en cuyo caso no son provechosas porque los temas no se tratan en profundidad, o están llenas de interrupciones justificadas sólo por el deseo de hablar.

 

En primer término es importante analizar para qué sirve una reunión:

Ø          Todos los grupos necesitan resolver temas y situaciones que son de interés común: informa­ción, proyectos, dificultades internas, organización de actividades, etc.

Ø          La reunión es una excelente forma de satisfacer estas necesidades de comunicación.

Ø          La reunión es un medio útil para fortalecer los vínculos al interior del grupo y ponerse de

Ø          acuerdo en función de objetivos comunes.

Ø          En nuestro caso la reunión es el momento de encuentro de la comunidad de apóstoles para...

-            formarse,

-            revisar la vida apostólica,

-            compartir la Palabra y la oración,

-            fomentar lazos de fraternidad y comunión en el amor a Jesús,

-            proyectarnos hacia la misión dentro y fuera de la Iglesia.

2.    Tipos de reuniones

Reuniones informativas: tienen por objeto poner en conocimiento de un conjunto de personas, determinados hechos, proyectos, decisiones, etc. que les conciernen. Quien informa habitualmente es la persona que ejerce la autoridad en el grupo.

En este tipo de reuniones la comunicación se da en forma descendente, uno emite informa­ción, los otros la reciben. Hoy en día es común la realización de preguntas al que brinda la información luego de la exposición y la comunicación es en este caso ascendente.

También es ascendente cuando una persona requiere recabar información de un grupo de personas, los reúne y les solicita información; como en los casos anteriores la comunicación es casi unilateral.

Reuniones formativas: tienen por objeto formar a sus integrantes, es decir, proporcionarles la ocasión no solo de infor­marse, sino de revisar esquemas, conductas, actitudes y planteamien­tos, y así evolucionar como personas, cambiar, crecer.

Suelen tener algo de informativas pero su principal objetivo no es ese.

Esta tiene como función facilitar el aprendizaje del grupo actuando como miem­bro del grupo pero sin confundirse con él. Los participantes ya no son sólo receptores, sino miembros activos.

Reuniones resolutivas: son aquellas que tienen por objeto resolver problemas en los que el grupo está involucrado. El eje de este tipo de reuniones es el problema, el número de miembros es reducido y hay una persona que coordina las intervenciones de los miem­bros y orienta al grupo para cumplir sus objetivos.

En estas reuniones se incentiva a que todos participen. Ejemplo: las reuniones de los Consejos o Comisiones de Área.

 

Puedes ver un resumen de lo anterior en el siguiente esquema:

 

Todas las reuniones tienen algo de informativas, de formativas y de trata­miento de problemas, pero es importante que los miembros del grupo sepan cuáles de los puntos del orden del día son informati­vos y cuáles requieren su participación o decisión. Esto evita malos entendidos, predispone a mejores actitudes y ayuda a los miembros a ubicarse mejor en su rol.

 

En la Acción Católica existen este tipo de reuniones permanentemente, adoptando característi­cas particulares por su diversidad y cantidad.

 

Básicamente podríamos distinguir entre las reuniones de:

Ø          Los Grupos de Militancia: cuyo propósito puede ser el crecimiento espiritual, la formación, la integración del grupo, la revisión de vida apostólica, la organización de tareas misioneras, etc. Como vemos, aquí se complementan los tres tipos de reunio­nes, pero especialmente, las formativas.

Ø          Las Comunidades de Conducción: los Consejos, las Comisiones de Área y los Equipos. Si bien las reuniones pueden tener los mismos propósitos arriba enunciados para los Grupos de Militancia, son preferentemente deliberativas y de resolución de problemas, es decir de organización de tareas apostólicas o dependiendo del caso, también de planificación y/o evaluación de las mismas.

Ø          Grupos de proyección evangelizadora: estos grupos realizan reuniones de diverso tipo, según sea la característica del mismo. Si se reúnen para una acción evangelizadora, predominará la toma de decisiones o lo informativo. Si se reúne para profundizar una temática será predominante el estudio.

 

Cierto es que cualquier tipo de reunión que se realice en nuestra Institución, aún predominando una forma, nuestras reuniones deben ser todas formativas. Es decir, deben tender a que quienes participe­mos:

-             Maduremos nuestra fe.

-             Profundicemos nuestra vocación

-             Asumamos nuestra misión para el protagonismo eclesial y social.

 

Es por ello que en nuestras reuniones, independientemente del objetivo, no puede faltar:

 

Compartir un momento de oración y reflexión de la Palabra.

 

Compartir la vida para promover la fraternidad y comunión dentro de la comunidad.

 

Revisar nuestra vida de apostolado (VER)

 

Formarnos (JUZGAR a la luz del Evangelio)

 

Proyectarnos hacia dentro y fuera de la parroquia en la misión de construir el Reino (ACTUAR)

 

3.    Reuniones productivas e improductivas

 

 

Para aplicar en nuestra reuniones...  esta reunión, ¿es realmente útil?, ¿no se puede reemplazar por otra propuesta?, ¿tenemos claro para qué se hace?

 

Cabe recordar que todo momento en la vida del grupo debe ser formativo, no sólo una reunión dentro de la parroquia, sino también los momentos de recreación, salidas, etc.

4.    Los siete pecados de las reuniones de trabajo

Frecuentemente las reuniones no salen bien y esto puede ser a causa de “pecados” o vicios a la hora de organizar o participar en la reuniones. Veamos cuáles son los más frecuentes y sus posibles remedios.

1.         La gente llega tarde, se va temprano y se la pasa haciendo garabatos.

Ø         Poner normas claras para la participación.

Ø         Valorar la importancia de las reuniones.

Ø         Todos conocen el objetivo de la reunión.

Ø         Tener objetivos claros y respeto por los métodos.

2.         Las reuniones son demasiado largas.

Ø         Las reuniones no deben durar más de 90 a 120 minutos.

3.         La gente se va por las "ramas". Se dedica más tiempo a la digresión que a la discusión de los temas propuestos.

Ø         Tener un orden del día.

Ø         Seguir el orden de los temas propuestos.

Ø         Que el temario sea adecuado para el momento del grupo.

Ø         El desafío: que la reunión no pierda su foco sin desalentar la creatividad o la espontaneidad, o la apertura de la gente.

4.         Después de la reunión no pasa nada. Las decisiones o consignas no se tradu­cen en acciones.

Ø         Registrar los comentarios por escrito donde todos los vean: actas, carteleras, etc.

Ø         Hacer una síntesis de lo acordado.

Ø         Precisar la decisión y responsabilizarse de ella.

5.         Se conversa mucho pero no siempre la gente es sincera.

Ø         Estimular la participación y la apertura.

Ø         Utilizar técnicas donde la opinión sea anónima.

Ø         Impulsar la confianza y la sinceridad en el marco de la caridad.

6.         En la reunión siempre falta alguna infor­mación importante que obliga a no tomar decisiones.

Ø         Contar con todo lo importante.

Ø         Preparar la reunión.

Ø         Evitar el “después lo vemos, después lo hablamos”.

7.         Las reuniones no mejoran, la gente comete siempre los mismos errores.

Ø         En cada reunión alguien funciona como "observador" y realiza una lista de lo que anduvo bien y lo que estuvo mal.

Ø         Desafío: que la reunión se disfrute, despierte interés.

Ø         Lograr no sólo un espíritu de colaboración sino que las personas se estimulen una a otras para pensar más creativamente.

Ø         Corregir fraternalmente, para superarse.

5.    Tipos de planificación y elementos

 

 

 

Al comienzo del año de trabajo es fundamental realizar la planificación anual planteando los objetivos generales a llevar adelante, teniendo en cuenta las líneas generales que se trabajarán a nivel diocesano y parroquial. Además, la Acción Católica posee el denominado Plan de Formación Permanente en donde según la Sección (Prejuveniles, Aspis menores, etc.) se plantean los contenidos comunes mínimos, los esperados y los coyunturales. De allí y en base a la realidad de nuestro grupo extraeremos los contenidos que trabajaremos a lo largo del año.

 

También es aconsejable conocer el calendario litúrgico con anticipación para no superponer o desfasar las actividades propuestas y poder ir programando, si es posible mensualmente, dichas actividades con mayor detalle, administrando mejor el tiempo y los recursos.

6.    Preparación de la reunión

a. Establecer el propósito de la reunión (OBJETIVOS)

Definir con claridad los objetivos. Su formulación debe ser concreta y señalar los logros esperables al término de la reunión.

Es importante anotarlos porque permite volver a considerarlos y establecer su importan­cia, es decir responder a estas 3 preguntas:

1.         ¿Cuál es el objetivo prioritario?, el que se quiere alcanzar de todos modos.

2.         ¿Cuáles son los objetivos que se desean alcanzar “además” ?

3.         ¿Cuáles son los objetivos secundarios que puedan dejarse para otra reunión?

 

Esta definición de objetivos prioritarios permite jerarquizar los temas a tratar y evita luego pasar mucho tiempo discutiendo asuntos secundarios y postergando los asuntos esenciales para los últimos minutos de la reunión.

 

b. Elaborar el plan de trabajo (CONTENIDOS)

Establecer el orden de las cuestiones que se abordarán, agrupando los asuntos afines.

Definir el modo de tratar cada tema.

 

c. Convocar a los participantes (DESTINATARIOS)

Definido el plan de trabajo, es conveniente convocar a quiénes van a participar con sufi­ciente tiempo de anticipación.

En algunos tipos de reuniones es importante, a partir del plan de trabajo, convocar sólo a aquellos que son necesarios para algunas tareas concretas. Ejemplo : la organización de una actividad en concreto, la preparación de los provisorios para la oficialización, etc.

La reunión comienza en el momento que los participantes reciben la convocatoria.

Es importante dar a conocer: el por qué de la reunión, qué se espera lograr de ella, cuál es el plan de trabajo, quién la convoca, dónde se efectuará, cuándo se llevará a cabo, por qué importa la participación del invitado, horario de inicio y cierre.

 

d. Técnicas y recursos

Para evitar proble­mas de tiempo y que se disperse la atención durante la reunión, es necesario recopilar previamente toda la información que se disponga, en relación con los temas a tratar, según el plan de traba­jo. Esto permitirá contar con los datos suficientes para la toma de las decisiones.

 

Si la reunión es esencialmente formativa, existen medios de incrementar el valor de las mismas a través de las técnicas y dinámicas grupales. Empleando una adecuada dinámica se pueden lograr mejores resultados y llegar a cumplir el objetivo de la reunión con mayor eficacia.

 

e. Administración del tiempo

Indicar el tiempo establecido para cada tema. Para ello conviene asignar tentativamente los minutos para cada momento considerando la duración total de la reunión, y conviene consensuarlo con los participantes.

 

f. Preparar el espacio físico

1.         El lugar de la reunión debe permitir trabajar con comodidad, sin interrupción.

2.         Organizar la sala de acuerdo con el plan de trabajo: disposición de mesas, sillas, pizarrón, etc., de manera que posibilite una buena comunicación y relación.

3.         Preparar los materiales: fotocopiado de documentos, proveer papeles, tableros, tijeras, papel adhesivo, marcadores. Verificar (antes!) que los aparatos que se vayan a utilizar funcionen.

4.         Prever las pausas: momentos de distensión, café, mate, etc.

7.    Cierre de la reunión y Evaluación

Ha llegado el momento de cerrar la reunión. Es la hora de las conclusiones. El dirigente da por concluida la jornada y orienta al grupo a tomar compromisos de acción concretos. Es necesario hacer una síntesis al final de la reunión para que queden en claro las conclusiones y los compro­misos asumidos.

A veces no es fácil determinar cuándo una reunión es necesario que termine, no se trata siempre de esperar que llegue el término del horario fijado.

 

El dirigente puede cerrar la reunión cuando:

-             Se alcanzaron los objeti­vos.

-             Se necesitan más datos para poder realizar más progresos.

-             Para tomar decisiones se requieren expertos que no están en la reunión.

-             Se necesita más tiempo para analizar y comentar el tema con terceros.

-             No hay tiempo para tratar el tema como se debe.

-             Un grupo especial puede resolver mejor el tema.

-             La creciente tensión impide realizar una tarea constructiva.

 

Finalmente a fin de poder mejorar lo que hacemos, es preciso evaluarlo, utilizando técnicas eficaces, buscando aspectos que se puedan mejorar e introduciendo los cambios necesarios.

 

A veces una palabra basta para evaluar la reunión: por ejemplo, se solicita a cada integrante que piense durante unos minutos (2 ó 3) una palabra que represente lo vivido en la reunión, luego se hace una lluvia de ideas y se anotan en el pizarrón o papelógrafo. También se puede dividir al grupo en subgrupos pequeños para realizar esta tarea.

Otras veces podemos solicitar una evalua­ción más profunda, tal vez por escrito.

Se pueden evaluar muchos aspectos de la reunión: si fue productiva, si se comprendió el tema, como se sintieron los participantes, como se comportó el grupo.

 

Por otro lado, también es necesario hacer periódicamente una evaluación a nivel dirigencial, ya sea del equipo de conducción como de las Comisiones de Área, a fin de revisar cómo se están llevando a cabo los objetivos planteados y poder mejorar nuestra labor.

8.    Factores de bloqueo en las comunicaciones

Es necesario entender que frente a cierto tipo de participantes el dirigente debe tomar determinadas actitudes, teniendo siempre presente que la caridad debe primar por sobre todas las cosas:

 

‚   El hablador: Inagotable sobre cualquier tema. Si se le deja, es capaz de acaparar la totalidad del tiempo.

ü     Sin violentarlo, limitar su tiempo de palabra. Hacerle practicar ejercicios de audi­ción. Forzarlo a expresarse de otra forma que no sea la palabra (dibujos, escritos, mímica).

‚   El mudo: Piensa que no tiene nada que decir, no se atreve a hablar, está apabullado por los habladores, teme ser criticado.

ü     Ayudarlo a salir de su mutismo, incitarlo a hablar, tranquilizarlo, destacar lo que él dice. Cambiar los medios de expresión (el dibujo es un excelente desencadenante de la palabra).

 

‚   El agresivo: Ataca al grupo, al conductor. Busca influirlos usando el miedo, el chantaje, la ironía, etcétera.

ü     No atacarlo. Soportar con caridad y seguir los pasos de la corrección fraterna.

 

‚   El señor sabelotodo: El vio todo, experi­mentó todo, logró todo. Puede ser peligroso pues es capaz de bloquear las ideas originales del grupo y arrastrarlo hacia pistas falsas.

ü     Consultarlo pero no dejarse influir por él.

 

‚   El censor: Critica todo, bloquea todo, desalienta al grupo. Es fatigante para el conduc­tor.

ü     Intentar hacerlo volverse positivo lleván­dolo a decir: “¿cómo podría resultar posible eso?” en lugar de “es imposible”.

 

‚   El desanimado: De antemano sabe que la reunión no dará ningún resultado. En cada etapa superada por el grupo intenta mostrar la inutili­dad del esfuerzo.

ü     Devolverle su dinamismo perdido. Tratar­lo con humor. Valorizar sus ideas. Forzar sus resistencias.

 

‚   El divertido: Lleva todo a la broma y hace reír al grupo. En ese sentido es muy útil, pero amenaza con despojar de toda eficacia a la reunión transformándola en una sesión de risa loca.

ü     Dominarlo con humor. Extraer el lado positivo de sus humoradas y pedirle colabora­ción.

 

‚   El manipulador: Busca arrastrar al grupo por caminos conocidos por él solo y para su provecho exclusivo. Para ello está dispuesto a utilizar todos los medios.

ü     Adivinar sus intenciones y ayudarlo a que se ubique y respete al grupo.

 

 

También se pueden enfrentar bloqueos grupales:

 

‚   El grupo se mantiene silencioso y apático

ü     Modificar el estilo de conducción.

ü     Aclarar el tema, preguntar que pasa, por qué no participan.

ü     Analizar con el grupo las razones de esta apatía.

 

‚   El grupo se muestra agresivo

ü     Si se trata de una minoría hablar con ellos.

ü     Arreglar con los participantes agresivos para que se expliquen sobre su propio comportamiento, en un clima sereno.

ü     Si se trata de la totalidad del grupo, pedir a los participantes analizar la situación. Si el grupo se niega a ello, es preferible distender la reunión.

ü     No perder jamás la serenidad, el sentido del humor, la fe, la caridad.

 

‚   El grupo da vueltas

Esto se puede dar por tres causas :

1.         Hay tensiones psicológicas en el grupo.

2.         La manera de abordar el problema o los métodos usados para tratarlo no son adecuados.

3.         No se puede dominar la situación.

Llevar al grupo a dilucidar las razones de esas tensiones y de esa falta de eficacia. Incitarlo a definir los medios apropiados para salir de esa situación desalentadora:

ü     Aclaración de las tensiones.

ü     Definición de otro método de trabajo.

ü     Dejarse ayudar por otros, cuando es el líder el que no encuentra cómo salir de esto.

ü     Mantenerse siempre a la escucha del grupo y no dejarse llevar jamás por impulsos o impresiones.